پس از ورود کامپیوتر به زندگی انسان‌ها و گره خوردن زندگی با این وسیله‌ی الکترونیکی مهم، انسان‌ها مدام به دنبال راهی بودند تا بهترین استفاده را از این علم نوظهور ببرند. پس از گذشت چندی، عملا بخش عظیمی از وظایف انسان‌ها و سازمان‌ها مثل بایگانی اسناد به کامپیوترها محول شد و زحمت انسان‌ها نیز کم و کمتر شد.
سازمان‌های بزرگ و کسب و کارهایی که به دنبال پیشرفت و توسعه بیشتر بودند، با استفاده از این کامپیوترها، امور خود را الکترونیکی کردند. روش‌های سنتی و فیزیکی را به مرور کنار گذاشته و روش‌های جدید و دیجیتالی را جایگزین آن‌ها نمودند.
شرکت نرم افزاری نرم آوا با طراحی یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب که مجهز به نرم افزار بایگانی اسناد نیز می‌باشد، بستر مناسبی برای کسب و کارهای بزرگ فراهم کرده است. در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر با امکانات و ویژگی‌های نرم افزار بایگانی اسناد آشنا شویم.
ثبت و بایگانی اسناد و مدارک
سازمان‌هایی که از سیستم‌های بایگانی اسناد جامع استفاده می‌کنند، فرآیندهای روزمره سازمان را به صورت خودکار انجام می‌دهند. یکی از این فرآیندها ثبت، داده‌های مهم مثل نامه‌ها و اسنادی است که به سازمان وارد شده یا از سازمان خارج می‌شوند. این اسناد که پیش‌ترها معمولا به صورت کاغذ بودند، اکنون به شکل فایل هستند. گفتنی است که این داده‌ها پس از ثبت به صورت خودکار، در سیستم بایگانی می‌شوند.
چه مشخصاتی در نرم افزار بایگانی اسناد ثبت می‌شوند؟
نرم افزار بایگانی اسناد با ثبت مشخصات اسناد و مدارک، کمک ویژه‌ای به سازمان‌ها می‌کند و دیگر نیازی به ذخیره‌سازی سوابق به صورت سنتی نیست. این مشخصات عبارت اند از:
- شماره سند
- تاریخ
- شماره اندیکاتور
- نوع سند
- موضوع
- چکیده مدارک موجود
سایر امکانات نرم افزار بایگانی اسناد
از دیگر امکانات نرم افزار بایگانی اسناد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سطح دسترسی به اسناد، توسط مدیران تعیین می‌شود.
- تغییرات ایجاد شده رصد شده و زمان، تاریخ و کاربری که تغییرات را ایجاد کرده است، مشخص می‌شود.
- کلمات کلیدی و مهم اسناد و مدارک تعریف می‌شوند.
- ثبت اسناد و مدارک محدودیتی ندارد.
- اضافه کردن فیلدهای اختصاصی و شخصی‌سازی آن‌ها در هر سازمان امکان‌پذیر است.
بایگانی اسناد و پرونده‌ها
بایگانی اسناد و مدارک در روش‌های دیجیتالی، مزایای فراوانی به همراه دارد. بایگانی دیجیتالی سبب حفظ محیط زیست، کاهش مصرف کاغذ و بریدن درختان، امنیت بالا، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود.
این نرم افزار نیز با استفاده از روش‌های نوین بایگانی برای بهره‌گیری در سازمان‌ها گزینه مناسبی محسوب می‌شود. از جمله امکاناتی که این نرم افزار جهت بایگانی اسناد به سازمان‌ها ارائه می‌کند، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- امکان بایگانی اسناد به صورت همزمان وجود دارد.
- بایگانی اسناد می‌تواند به بخش‌های مختلفی تقسیم شده و هر بخش به نرم افزار بایگانی خود دسترسی داشته باشد.
- امکان بایگانی پرونده‌های پرسنلی سازمان برای بخش منابع انسانی وجود دارد. در این بخش می‌توان تمامی اطلاعات را در نرم افزار ثبت و بایگانی نمود.
- اسناد و مدارک را قبل از بایگانی، دسته‌بندی می‌کند.
- با ثبت تمامی اطلاعات پرسنلی افراد، امکان جستجو و گزارش‌گیری برای سازمان ممکن است.
- اسناد مهم بر اساس نوع اسناد و بخش مربوطه طبقه‌بندی می‌شوند.
چند سازمانی و هلدینگ
سازمان‌های بزرگ برای ارتباط میان شعبات مجموعه، با مشکلات فراوانی مواجه می‌شوند. اینجاست که نرم افزار بایگانی اسناد با فراهم نمودن بستری مناسب برای این سازمان‌ها، ارتباط و مکاتبات اداری این هلدینگ‌ها را مدیریت می‌کند. مدیران این سازمان‌های بزرگ با توجه به اینکه تمامی اطلاعات مجموعه را به صورت یکجا و از طریق نرم افزار در اختیار دارند، به خوبی می‌توانند بر نحوه عملکرد کارکنان با جزئیات کامل نظارت داشته باشند.
طراحی فرم‌های زیبا و حرفه‌ای
یکی دیگر از امکانات جذاب و کاربردی که این نرم افزار برای سازمان‌ها فراهم کرده است، امکان طراحی فرم‌های زیبا جهت جمع‌آوری اطلاعات و طرح نظرسنجی میان کارکنان و مشتریان است. این فرم‌ها به صورت جامع و حرفه‌ای طراحی شده و تمامی فیلدهای مهم اطلاعات را دارا می‌باشند.
همچنین می‌توان فرم‌هایی پویا و قابل تغییر ایجاد کرد و در صورت نیاز تغییراتی در طراحی و فیلدهای آن اعمال نمود.
این اطلاعات چندین و چند بار مورد بررسی قرار گرفته و از صحت آن‌ها اطمینان حاصل می‌شود.
این فرم‌ها در صورت نیاز می‌توانند منبع موثقی برای دریافت اطلاعات مورد جستجو باشند و در نتیجه با سرعت و دقت بیشتری می‌توان اسناد را پیدا نمود.
از دیگر امکانات این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سفارشی‌سازی با قابلیت سازگاری با تمامی دستگاه‌ها
- قابلیت Import و Export فرم‌ها و پشتیبانی از زبان‌های فارسی و انگلیسی
- تعیین سطح دسترسی به فرم‌ها و امکان رمزگذاری فایل‌ها
تحت وب آنلاین
این نرم افزار با بهره‌گیری از یک سیستم کاملا تحت وب و آنلاین، دیگر نیازی به استفاده در یک فضای محدود و مشخص ندارد. مدیران با استفاده از این نرم افزار می‌توانند در هر مکانی با اتصال به اینترنت به تمامی اطلاعات موجود دسترسی داشته باشند. ضمنا استفاده از این نرم افزار به صورت ۲۴ ساعته امکان‌پذیر بوده و از طریق کامپیوتر و تلفن هوشمند می‌توان از آن استفاده کرد.
همچنین سازمان‌ها با استفاده از این نرم افزار، ذخیره‌سازی اسناد را در سرویس‌های ابری و سرورهای مجازی انجام می‌دهند. این موضوع سبب عدم نیاز به هزینه‌های هنگفت جهت فراهم کردن سیستم‌های ذخیره‌سازی و هاردهای فیزیکی شده است.
حفاظت از اسناد در برابر خطرات احتمالی
یکی دیگر از مزیت‌های این نرم افزار تحت وب، حفاظت اطلاعات در برابر آسیب‌های فیزیکی است؛ زیرا دیگر حوادث و آسیب‌های عمدی نمی‌تواند اطلاعات را از بین ببرد. البته جهت اطمینان نیز می‌توان از تمامی اطلاعات موجود در نرم افزار یک نسخه پشتیبان (Backup) تهیه کرد. ضمنا قبل از ایجاد تغییرات در اسناد، می‌توان یک نسخه کپی از اسناد تهیه نمود.
فراهم آوردن امکان دورکاری
از طرفی دیگر این نرم افزار امکان دورکاری را برای مدیران و کارکنان فراهم کرده است. ضمن اینکه کارکنان به راحتی می‌توانند از راه دور و همزمان به انجام یک کار بپردازند. این ویژگی در دوران پاندمی کرونا برای بسیاری از شرکت‌های بزرگ کاربردی بود.
در نهایت باید گفت که تحت وب بودن نرم افزار به دلیل تمامی امکاناتی که دارد، سبب کاهش هزینه‌ها و بهره‌وری سازمان‌ها می‌شود.
ظاهر ساده و کاربرپسند
این نرم افزار از یک محیط کاربری ساده ولی جذاب استفاده می‌کند. این موضوع سبب استفاده آسان تمامی کاربران با هر سطح سواد و رشته تحصیلی شده است. در واقع استفاده از این نرم افزار به دلیل سادگی محیط کاربری آن، نیاز به تخصص و آموزش حرفه‌ای ندارد. این ویژگی سبب افزایش سرعت، ثبت، دسته‌بندی، بایگانی و گزارش‌گیری اسناد برای کاربران می‌شود.
به طور کلی کاربران این نرم افزار به دلیل سادگی، سرعت و جامع بودن آن تا حد زیادی از این نرم‌افزار رضایت دارند.
امانت‌دهی اسناد و مدارک
با ویژگی کاربردی که این نرم افزار داراست، دیگر نیازی به خروج اسناد از واحد بایگانی نیست. در واقع با استفاده از این نرم افزار، می‌توان از اسناد و مدارک مورد نظر، یک کپی ولی امانتی به صورت فیزیکی و دیجیتالی فراهم نمود و اسناد اصلی را در واحد بایگانی گذاشت. البته این اسناد امانت داده شده باید دوباره به واحد بایگانی بازگردانده شوند.
البته از آن جایی که تمامی امور انجام شده در سیستم مورد بررسی قرار گرفته و تمامی موارد ثبت می‌شوند، مشخصات کاربر امانت گیرنده و تاریخ امانت‌دهی در سیستم نیز ثبت خواهد شد. همچنین از این اسناد امانت داده شده، یک گزارش کامل تهیه می‌شود. تاریخ و زمان بازگردانی اسناد هم مشخص شده و در صورت عدم عودت در زمان مقرر یک هشدار برای فرد امانت گیرنده فرستاده می‌شود. پس از بازگردانی اسناد امانتی، زمان عودت آن نیز ثبت می‌شود.
از دیگر ویژگی‌های این امانت‌دهی سیستماتیک نیز می‌توان به تعیین سطح دسترسی کاربران به اسناد امانت داده شده و قفل کردن سند حین امانت دادن در نرم افزار اشاره نمود.
پردازش تصویر OCR
نرم افزار بایگانی اسناد نرم آوا قابلیت‌های فراوانی دارد و به بسیاری از این قابلیت‌ها نیز اشاره شد. اما یکی دیگر از امکانات کاربردی، پردازش تصویر OCR به زبان فارسی و انگلیسی است. این ابزار جستجوی سریع، درون فایل‌های PDF و تصاویر اسکن شده را ممکن می‌کند.
اگر متن مورد جستجو درون تصاویر اسکن شده باشد، این ابزار به راحتی آن را شناسایی می‌کند. همچنین این نرم افزار امکان تهیه گزارش و تجزیه و تحلیل کلمات در تصاویر و PDF های موجود را دارد. این ابزار از دو زبان فارسی و انگلیسی به طور کامل پشتیبانی می‌کند و فرقی ندارد که به دنبال کلمه یا جمله می‌گردید، در صورت موجود بودن عبارت یا کلمه‌ی مورد نظر، پس از جستجو سریعا نمایش داده می‌شود.
نحوه دریافت دمو
امکانات و ویژگی‌های نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک شرکت نرم افزاری نرم آوا به صورت جامع و دقیق در این مقاله آورده شده است. ضمنا این شرکت با فراهم نمودن امکان دریافت دمو برای متقاضیان، انتخاب را برای مدیران سازمان ساده‌تر کرده است.
جهت دریافت دمو و امتحان کردن این نرم افزار، کافی است تا با مراجعه به وب سایت شرکت نرم افزاری نرم آوا و از طریق صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری، فرم مربوطه را پر کنید. پس از پر کردن فیلدهای فرم اعم از نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و تلفن همراه، گزینه درخواست دمو را انتخاب کنید تا کارشناسان شرکت نرم آوا در اسرع وقت با شما تماس حاصل کنند.